Secrétaire médicale IA pour cabinets et cliniques
Prise de rendez-vous, rappels, orientation des appels : ce que l'agent vocal prend en charge au secrétariat — et ce qu'il ne fait jamais.
La prise de rendez-vous, 24 h/24
Le lundi à 8 h 30, le standard d'un cabinet sature : tout le monde appelle en même temps, et chaque patient qui n'obtient pas de réponse rappellera — ou ira ailleurs.
L'agent Phonevoice prend les rendez-vous à toute heure, selon vos motifs et vos durées de consultation : première visite, suivi, renouvellement. L'agenda est synchronisé en temps réel, sans double réservation.
Le patient reçoit une confirmation par SMS immédiatement. Le secrétariat retrouve chaque prise de rendez-vous dans l'agenda, avec le résumé de l'appel.
Moins de rendez-vous non honorés
Un rendez-vous oublié est un créneau perdu pour le cabinet et pour un autre patient. Les rappels automatiques — SMS la veille, confirmation à la prise de rendez-vous — réduisent les absences.
Si un patient doit annuler, il le fait par téléphone en une minute, à n'importe quelle heure : le créneau se libère dans l'agenda et peut être réattribué, au lieu de rester bloqué jusqu'au jour J.
Les urgences sont orientées, jamais diluées
Un point essentiel : l'agent ne pose aucun diagnostic et ne donne aucun conseil médical. Ce n'est pas son rôle, et ce n'est pas négociable.
Il applique les consignes que vous définissez : si l'appelant évoque une situation urgente, l'agent transfère immédiatement l'appel vers le praticien ou donne la consigne d'appeler le 15, selon vos règles. Tout le reste devient un rendez-vous ou un message.
Ces consignes sont les vôtres, mot pour mot. L'agent ne s'en écarte pas, quelle que soit la tournure de la conversation.
Le débordement du secrétariat, pas son remplacement
La secrétaire médicale fait bien plus que décrocher : accueil physique, dossiers, courriers, coordination. Chaque appel qui l'interrompt a un coût invisible.
L'agent prend le débordement : les pics du lundi matin, la pause déjeuner, les fins de journée, les congés. Le renvoi peut n'être actif que lorsque la ligne est occupée ou après quelques sonneries — le secrétariat garde toujours la main.
Un coût à la minute, pas un forfait de télésecrétariat
Phonevoice se paie à l'usage : 0,29 € par minute d'appel, tout compris — téléphonie, IA et résumé de chaque conversation. Sans abonnement ni engagement.
Un télésecrétariat classique facture au forfait mensuel ou à l'appel traité, que le mois soit chargé ou non. Ici, un mois calme coûte moins cher qu'un mois chargé — et l'agent répond à la première sonnerie, même quand dix patients appellent en même temps.
RGPD et confidentialité
Les données sont hébergées dans l'Union européenne, avec une facturation française. L'agent ne recueille que ce qui est nécessaire à la prise de rendez-vous : identité, coordonnées, motif tel que le patient le formule.
Chaque appel produit un résumé et une transcription accessibles uniquement à votre équipe. Les données d'un patient sont supprimées sur simple demande, conformément au RGPD.
Extrait d'appel — une prise de rendez-vous
Les questions que les cabinets nous posent
- L'agent donne-t-il des conseils médicaux ?
- Jamais. Il ne pose aucun diagnostic et ne donne aucun conseil de santé. Son périmètre : prendre des rendez-vous, transmettre des messages et appliquer vos consignes d'orientation, y compris le renvoi vers le 15 en cas d'urgence.
- Comment les urgences sont-elles gérées ?
- Selon vos règles, définies mot pour mot : transfert immédiat vers le praticien, consigne d'appeler le 15 ou le 112, ou message prioritaire. L'agent applique la consigne sans improviser.
- Est-ce compatible avec Doctolib ou mon logiciel métier ?
- L'agenda se synchronise nativement avec Google Calendar, et l'API + les webhooks permettent de pousser chaque rendez-vous ou message vers votre logiciel. Si vous préférez garder votre outil de prise de rendez-vous, l'agent peut se limiter à l'accueil, aux messages et à l'orientation.
- Où sont hébergées les données ? Est-ce conforme au RGPD ?
- Les données sont hébergées dans l'Union européenne et traitées conformément au RGPD. L'agent ne recueille que le nécessaire à la prise de rendez-vous, et les données d'un patient sont supprimées sur demande.
- Les patients acceptent-ils de parler à une IA ?
- L'agent se présente comme l'assistant du cabinet, avec une voix naturelle. Pour beaucoup de patients, l'alternative réelle n'est pas la secrétaire : c'est la sonnerie dans le vide et le rappel plus tard. Obtenir son rendez-vous du premier coup change leur expérience.
- Combien de temps pour le mettre en place ?
- Une dizaine de minutes : vous décrivez le cabinet, les motifs et durées de consultation, vos consignes d'urgence, et vous branchez le renvoi de ligne. Aucun matériel, aucune installation.
Pour aller plus loin
Phonevoice
Phonevoice gère vos appels entrants et sortants, qualifie les demandes et fournit des réponses naturelles en temps réel. Vous améliorez l'expérience client tout en réduisant les temps d'attente et les coûts de support.